Kurumsal e-posta taşıma rehberi.
E-posta geçişini yalnız MX kaydı değişikliği olarak görmeyin. Hesapları, geçmiş veriyi, DNS kayıtlarını, cihazları ve son kontrolleri aynı plan içinde yönetin.
Yayınlayan: SetPosta / SetCloud · Son güncelleme:
Eski hizmeti, yeni düzen doğrulanmadan kapatmayın.
Kurumsal e-posta taşıma; yeni posta kutularını açmak, gerekiyorsa geçmiş mesajları aktarmak ve alan adının e-posta trafiğini yeni sunucuya yönlendirmekten oluşur. Bu parçalar doğru sırada ilerlemezse bazı kullanıcılar eski, bazı kullanıcılar yeni sisteme mesaj alabilir veya cihazlar eski sunucuya bağlanmaya devam edebilir.
Her geçişin kapsamı farklıdır. Yalnız birkaç IMAP hesabı olan küçük bir işletmeyle takvim, kişiler, arşivler, yönlendirmeler ve çok sayıda departman adresi kullanan bir ekibin planı aynı olmaz. Önce mevcut yapının envanterini çıkarın; aktarım yöntemini ve süreyi bu bilgiye göre belirleyin.
“Sıfır kesinti” gibi mutlak bir sonuç vaat etmek yerine, riskleri azaltan bir geri dönüş planı oluşturun. Eski hizmete erişimi bir süre korumak, DNS yayılımını izlemek ve kullanıcıların hem gönderme hem alma testlerini yapması güvenli bir kapanış için önemlidir.
Geçiş kapsamını ekibimizle değerlendirinTaşınacak her şeyi görünür hale getirin.
Aşağıdaki listeyi kullanıcı ve departman sorumlularıyla birlikte doldurun. Bilinmeyen kalemler, geçiş günü beklenmeyen sorunlara dönüşebilir.
- Alan adı ve DNS yönetiminin hangi hesapta, kimde olduğunu doğrulayın.
- Kullanıcı hesaplarını, takma adları, yönlendirmeleri ve departman adreslerini listeleyin.
- Her posta kutusunun yaklaşık boyutunu ve aktarılacak tarih aralığını belirleyin.
- Outlook, telefon, tablet ve diğer uygulamalarda kullanılan hesapları çıkarın.
- Takvim ve kişi verisinin ayrıca taşınıp taşınmayacağını netleştirin.
- Eski sağlayıcının dışa aktarma, IMAP erişimi ve hesap kapanış koşullarını öğrenin.
- Kritik kullanıcıları ve geçiş sonrasında test yapacak sorumluları belirleyin.
- Aktarım sırasında yeni gelen iletilerin nasıl eşitleneceğini planlayın.
MX, SPF, DKIM ve DMARC aynı işi yapmaz.
MX: Gelen postanın yönü
MX kaydı, alan adınıza gelen e-postanın hangi posta sunucusuna teslim edileceğini gösterir. Yeni sağlayıcının verdiği hedef ve öncelik değerleri aynen uygulanmalıdır.
SPF ve DKIM: Gönderici kimliği
SPF yetkili gönderim kaynaklarını belirtir; DKIM iletilere alan adınızla doğrulanabilen bir imza ekler. Eski ve yeni gönderim kaynaklarının geçiş sırasını planlayın.
DMARC: Politika ve raporlama
DMARC, SPF ve DKIM sonuçlarının alan adıyla uyumuna göre politika tanımlar. Mevcut kaydı incelemeden sert bir politika değişikliği yapmayın.
DNS kayıtlarını tahmin ederek oluşturmayın.
Sunucu adları, öncelikler ve doğrulama değerleri sağlayıcıya ve alan adınıza göre değişebilir. Güncel değerleri hizmet sağlayıcınızdan alın; birden fazla SPF kaydı açmak veya eski DKIM/DMARC yapılandırmasını bağlamından kopararak kopyalamak teslimat sorunlarına yol açabilir. DNS önbellek süresi (TTL) geçişten önce planlı biçimde düşürülebilir, ancak değişikliğin etkisi mevcut TTL ve çözümleyici önbelleklerine bağlıdır.
Altı adımlı e-posta geçiş planı.
- Kapsamı onaylayın: Hesap, veri, takvim, kişi, yönlendirme ve cihaz kapsamını yazılı hale getirin.
- Yeni hesapları hazırlayın: Kullanıcıları ve gerekli adresleri yeni sistemde oluşturun; parolaları güvenli kanaldan iletin.
- Geçmiş veriyi aktarın: Seçilen yönteme göre mesajları kopyalayın veya içe aktarın; klasör ve tarih örneklerini kontrol edin.
- DNS kayıtlarını değiştirin: MX ve gönderici kimliği kayıtlarını sağlayıcının güncel talimatlarına göre uygulayın.
- Cihazları güncelleyin: Webmail, bilgisayar ve mobil uygulamalarda yeni sunucu ayarlarıyla oturum açın.
- Son eşitleme ve kapanış yapın: Geçiş sırasında eski sisteme düşen iletileri kontrol edin; kabul testleri tamamlandıktan sonra eski hizmeti kapatın.
Geçişi “hesap açıldı” diye tamamlanmış saymayın.
Her kritik kullanıcı için kurum içinden ve kurum dışından test mesajı gönderin. Gelen ve giden iletilerin doğru posta kutusunda göründüğünü, yanıtların ulaştığını ve gereksiz posta klasörünün beklenmedik mesajlar içermediğini kontrol edin.
Geçmiş mesajlarda farklı yıllardan ve klasörlerden örnekler açın. Ekleri, okunmuş bilgilerini ve önemli klasörleri karşılaştırın. Takvim ve kişi aktarımı kapsamdaysa bunları e-posta testinden ayrı doğrulayın; IMAP tek başına takvim ve kişileri taşımaz.
Kullanıcıların bilgisayar ve telefonlarını güncellediğini teyit edin. Eski parola veya sunucu adıyla çalışan bir cihaz, geçişten sonra tekrar tekrar bağlantı denemesi yapabilir. Otomatik yanıtlar, yönlendirmeler ve departman adresleri de ayrıca sınanmalıdır.
Son olarak alan adınızın MX, SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarını bağımsız bir DNS sorgusuyla kontrol edin. Kayıtların varlığı kadar, yeni hizmette gerçekten doğru değerlerle kullanılması önemlidir.
Önce kapsamı paylaşın, sonra yöntemi belirleyin.
Mevcut sağlayıcınızı, kullanıcı sayısını, yaklaşık posta kutusu boyutlarını ve korunması gereken geçmiş veri kapsamını destek ekibimizle paylaşın. Aktarım yöntemi, olası maliyet ve zamanlama bu bilgilere göre değerlendirilir.
Eski hizmetinizi kapatmadan ve DNS kayıtlarını değiştirmeden önce planı onaylayın. Alan adının DNS erişimi sizde değilse, değişikliği yapacak kişi veya firmayı sürece erkenden dahil edin.
Destek kanallarını inceleyinTaşıma kapsamınızı
birlikte değerlendirelim.
Mevcut yapınızı paylaşın; hesap, veri ve DNS geçişinin kapsamını hizmetinizi kapatmadan önce netleştirin.